Secrétaire médicale

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FICHE METIER BOSSONS FUTE N°97

1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES

• Assistante médicale.

2. DEFINITION

• Les secrétaires médicales assurent le fonctionnement des secrétariats médicaux. Elles sont notamment chargées de la gestion administrative des données des patients et contribuent à la délivrance des renseignements d'ordre général, dans leur domaine de compétence. Dans le secteur public les secrétaires médicales titulaires sont des agents de catégorie B recruté sur concours ou des contractuelles.

3. FORMATION - QUALIFICATION

• L'emploi est généralement accessible à partir d'une formation de niveau IV ou III. Dans la fonction publique le recrutement se fait sur concours. Il existe une possibilité de qualification dans le cadre de la validation des acquis de l'expérience (VAE).

4. ACTIVITE PRINCIPALE

4.1. LIEUX D'ACTIVITE

• L'activité s'exerce dans des lieux et des structures très variées : hôpitaux, maisons de retraite, centres de cure, centres de rééducation, établissements médico-sociaux, cabinets médicaux.
• L'activité peut se faire en consultation, dans des services d'hospitalisation, ou les deux selon les cas, parfois dans une administration territoriale.
• Exceptionnellement, l'activité peut se faire en télétravail avec la gestion des plannings de plusieurs médecins libéraux.

4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE

L'activité consiste à :

• Répondre aux demandes des patients ou des familles :
  • accueillir téléphoniquement ou physiquement les personnes
  • donner les renseignements ou les rendez-vous
• Planifier les différents examens :
  • en vérifiant la disponibilité des personnes et des équipements
  • en délivrant les informations adéquates au patient par exemple pour une coloscopie :
    • s'occuper du bilan préanesthésique et prendre les éventuels rendez-vous (radiographie pulmonaire, électrocardiogramme, bilan biologique)
    • donner le rendez-vous avec l'anesthésiste
    • vérifier la disponibilité de la salle, la disponibilité du gastro-entérologue
    • donner et expliquer les consignes de préparation colique avant l'intervention
    • confirmer la date et les conditions d'admission
• Assister les médecins :
  • gérer les rendez-vous de plusieurs médecins
  • prendre à la demande du médecin les rendez-vous pour les patients pour des consultations ou des examens complémentaires auprès des professionnels concernés
  • demander ou transmettre aux médecins et aux paramédicaux les informations nécessaires concernant le malade
  • taper et transmettre les courriers et les résultats d'examens aux destinataires
• Gérer les dossiers médicaux :
  • sortir les dossiers pour la consultation
  • vérifier qu'ils sont complets et que les examens demandés sont présents
  • récupérer le dossier après la consultation
  • faire les courriers correspondants
  • enregistrer le retour des courriers et des examens complémentaires
  • les inclure dans le dossier
  • classer les différentes pièces du dossier
  • transférer les dossiers avec les patients si nécessaire en vérifiant que toutes les pièces s'y trouvent
  • archiver les dossiers selon les procédures
• Assurer les tâches administratives qui peuvent être très variables selon les lieux d'exercice :
  • taper le courrier des médecins pour ses confrères
  • taper les comptes-rendus des examens complémentaires
  • taper les comptes-rendus de sortie, d'hospitalisation
  • adresser ces courriers et comptes-rendus aux destinataires
  • coder les pathologies et les actes pour l'exploitation statistique de l'activité médicale
  • transférer les données reçues sur forme papier dans les applications informatiques correspondantes pour des destinataires très différents : médecins, administration, ministère (PMSI)
  • sortir les tableaux de garde et d'astreintes à la demande de la surveillante
  • sortir les statistiques du service ou de l'activité
  • peut être amenée à gérer les entrées et les sorties des pensionnaires dans certains services de psychiatrie et de gériatrie

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES

• Informatique, téléphone, fax, Internet, dictaphone

4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES

• Logiciels spécifiques ou non (tableur, traitement de texte...)

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

• Malades et leur familles, administration hospitalière, médecins et paramédicaux, services sociaux

4.6. EXIGENCES PARTICULIERES

• Savoir s'organiser
• Gérer plusieurs tâches en même temps
• Être accueillant avec les patients
• Etre diplomate
• Avoir le sens de la discrétion
• Se tenir au courant des techniques et du vocabulaire médical

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES

• Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance (à évaluer), maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs
• Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité

5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES

• Petite aide opératoire (sortir et préparer le matériel)
• Entretenir les locaux

6. DANGERS

6.1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

• Micro-coupures au niveau des doigts ou des mains avec les feuilles de papier à l'occasion du rangement des dossiers
• Piqures septiques avec les documents agrafés
• Risque de chute sur sol encombré
• Blessure par matériel

6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES

• Travail sur écran en permanence avec contraintes visuelles et posturales
• Contraintes visuelles de l'écran
• Bruit du téléphone, des salles d'attente ; atteintes auditives éventuelles à la suite du travail permanent avec un casque auditif pour la transcription du courrier en raison de la puissance plus ou moins élevée à mettre en oeuvre en cas de travail en milieu bruyant ou de cassettes peu audibles
• Odeurs hospitalières dans certains services
• Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
• Gestes répétitifs lors de la frappe sur le clavier ; antéflexion quotidienne de la cheville droite pour commander la pédale du dictaphone à l'occasion de la transcription du courrier

6.3. AGENTS CHIMIQUES

• Ozone des photocopieurs, des imprimantes

6.4. AGENTS BIOLOGIQUES

• Contamination aérienne possible

6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

• Multiplicité des tâches et des intervenants
• Travail en zapping
• Agression par les patients
• Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
• Horaires en principe standard du lundi au vendredi mais il peut y avoir des consultations tardives (jusqu'à 19 heures) et/ou le samedi matin

7. RISQUES POUR LA SANTE

7.1. MALADIES PROFESSIONNELLES

• Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail

Risques potentiels de contamination hospitalière qui peuvent être réels en cas d'affectation dans un service de soins actif et dans un bureau en contact avec les malades. Dans ce cas se reporter aux risques des aides-soignants.

• Tableau n°40 RG : Maladies dues aux bacilles tuberculeux et à certaines mycobactéries atypiques : Mycobacterium avium/intracellulaire, Mycobacterium kansasii, Mycobacterium xenopi, Mycobacterium marinum, Mycobacterium fortuitum
• Tableau n°45 RG : Infections d'origine professionnelle par les virus des hépatites A, B, C, D et E
• Tableau n°54 RG : Poliomyélite
• Tableau n°76 RG : Maladies liées à des agents infectieux ou parasitaires contractées en milieu d'hospitalisation et d'hospitalisation à domicile
• Tableau n°80 RG : Kératoconjonctivites virales

7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE

• Agressions verbales téléphoniques
• Varices, cervicalgies
• Un cas de maladie respiratoire lié à une photocopieuse  (lancet 7 septembre 1986 p. 690 (lettre))

8. SURVEILLANCE MEDICALE

• Le travail sur écran, l'exposition aux agents biologiques (en cas d'affectation dans un service de soins actif et dans un bureau en contact avec les malades) sont l'objet d'une surveillance médicale renforcée.

8.1. VISITE MEDICALE

• Dans le secteur public :
  • Visite médicale d'embauche puis visites médicales annuelles réalisées par le service de santé au travail
  • Visite médicale de titularisation réalisée par un médecin assermenté
• Dans le secteur privé : visite médicale d'embauche puis annuelle par le service de santé au travail
• En cas de travail sur écran, examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs
• Examen standard en surveillant particulièrement la vue, l'audition, la statique et l'état veineux
• Recherche de troubles musculo-squelettiques

8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES

• Ceux prévus par la législation en cas de visite préalable à la titularisation (vaccinations, intradermo réaction tuberculinique, radiographie pulmonaire)
• Dosage d'anticorps antiHbS pour les personnes vaccinées contre l'hépatite B après 25 ans
• Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire
• Examen audiométrique en cas de travail à partir d'un dictaphone

8.3. VACCINATIONS

• Hépatite B, diphtérie, tétanos, poliomyélite : pour les personnels exposés à des risques de contamination des établissements relevant de la loi hospitalière
• Rubéole chez la femme jeune conseillée

8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL

• Néant

8.5. DOSSIER MEDICAL

• Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.

9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

• Pas à priori.

10. ACTIONS PREVENTIVES

10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE

• Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...
• Eclairage : mesurages effectués à l'aide d'un luxmètre, d'un luminancemètre...
• Ambiance thermique : mesurages à l'aide d'un thermomètre, d'un thermohygromètre...

10.2. PREVENTION COLLECTIVE

• Celle du travail sur écran
• Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers
• Logiciels ergonomiques

10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE

• Correction des amétropies et des hétérophories

10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION

• Comportement adapté aux agressions verbales
• Gymnastique de pause, relaxation

11. REGLEMENTATION

9.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

• Profession :
  • Arrêté du 10 décembre 2007 portant révision de l'arrêté du 27 décembre 2004 relatif au titre professionnel de secrétaire assistant(e) spécialisé(e) médico-social(e)
  • Arrêté du 3 juillet 2003 relatif au titre professionnel de secrétaire assistant(e)
• Les statuts : dans le secteur public ou parapublic, les secrétaires peuvent relever de différents statuts :
  • fonctionnaire ou assimilé
  • contractuel
  • emploi précaire (C.E.S., emploi jeune...)
• Fonction publique de l'état :
  • Ouvrage n° 311800000 du J.O. : Frais de déplacements des personnels civils de l'Etat et des collectivités territoriales
  • Ouvrage n° 315710000 du J.O. : Statut général des fonctionnaires de l'état
  • Ouvrage n° 315710000 du J.O. : Fonctionnaires et stagiaires de l'Etat - Protection sociale contre les risques maladies et accidents de service
• Sur la fonction publique hospitalière :
  • Tome 1 : Statut général et textes communs. J.O. Ouvrage n°310540001
  • Tome 2 : Formation professionnelle continue - Primes et indemnités. J.O. Ouvrage n°310540002
  • Tome 3 : Statut des personnels de direction et du personnel administratif. J.O. Ouvrage n°310540003
• Fonction publique territoriale :
  • Ouvrage n° 200430000 du J.O. : Code général des collectivités territoriales. Parties législative et réglementaire
  • Ouvrage n° 31 6650000 : Fonction publique territoriale - statut général
  • Ouvrage n° 31 6660000 : Fonction publique territoriale - Personnel administratif
• Textes particuliers :
  • Décret n°91-155 du 6 février 1991. Décret relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
  • Loi n°86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
• Travail sur écran, ventilation, éclairage :
  • Circulaire DRT 91-18 du 4 novembre 1991 relative à l'application du décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
  • Décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
  • Articles R4222-4, R4222-5 et R4222-6 du Code du travail : ventilation
  • Articles R4223-1 à R4223-10 du Code du travail : éclairage
  • Circulaire n°10 du 29 avril 1980 relative à l'application de l'arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale
  • Arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale. Travail d'opérateur sur terminal à écran

11.2. RECOMMANDATIONS

• Néant

11.3. NORMES

NORMES (AFNOR)

• NF EN ISO 13406-2. Mai 2002. Exigences ergonomiques pour travail sur écrans à panneau plat. Partie 2 : Exigences ergonomiques des écrans à panneau plat
• NF EN ISO 9241-1. Mai 2001. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 1 : Introduction générale
• NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
• NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau
• X 35-102. Décembre 1998. Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux
• NF EN ISO 9241-11. Juin 1998. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 11 : lignes directrices concernant l'utilisabilité
• NF EN ISO 9241-10. Septembre 1996. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 10 : principes de dialogue
• NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail

11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES

Dans le secteur privé ou associatif, les secrétaires médicales relèvent de la convention collective de la branche professionnelle dans laquelle elles travaillent.

• Convention collective nationale des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées. Brochure n°3116 du J.O.
• Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (FEHAP). Brochure n°3198 du J.O.
• Convention collective nationale de l'hospitalisation privée. Brochure n°3307 du J.O.

12. BIBLIOGRAPHIE

• ROME Les fiches métiers. M1609 Secrétariat ou assistanat médical ou médico-social. (Pôle emploi) (2009)
• Classification Internationale Type des professions (CITP-08) : 4120 Secrétaires (fonctions générales). (O.I.T.) (2008)
• Classification INSEE des professions (PCS 2003) : 542b Dactylos, sténodactylos (sans secrétariat, opérateurs de traitement de texte - 451h. (INSEE) (2003)
• Guide d'évaluation des risques. Tertiaire. (CRAM des Pays de la Loire) (2003)
• Etude ergonomique préalable au réaménagement du secrétariat médical d'une clinique. Etudes et enquête 92 TF 120. Documents pour le médecin du travail, n°92, 4e trimestre 2002. (INRS)

AUTEURS : Pierrette Trilhe (médecin du travail) (CMIE) (75)
DATE DE CREATION : Août 2003
DERNIERE MISE A JOUR : Décembre 2009

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