Fiches de métiers

Secrétaire de direction

FICHE METIER BOSSONS FUTE N°334

ROME : M1604 CITP-08 : 4120 INSEE : 461b - 373a - 373b - 373c

1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES

  • Assistant de direction, attaché de direction, collaborateur de direction, attaché au directeur, secrétaire de direction bilingue, secrétaire de direction de service administratif, secrétaire de direction trilingue, assistant d'unité opérationnel.

2. DEFINITION

  • Emploi d’assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité d’un directeur, d’un cadre supérieur, d’un chef de service, ou d’un dirigeant d’entreprise.
  • Elle (il) peut s’occuper de plusieurs responsables à la fois et parfois d’un service entier. Suivant les fonctions dévolues au directeur, l’assistant(e) de direction est amené(e) à collaborer au sein d’un département financier, juridique, communication, ressources humaines, etc…Elle (il) peut encadrer un personnel de secrétariat.
  • L’assistant(e) de  direction est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, organisationnels et d’échanges avec l’extérieur liées au travail de son responsable.
  • Son travail se situe en amont de la prise de décision qu’elle (il) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre. La prise d’initiatives lui revient si son supérieur lui laisse une marge de manœuvre et d’action assez grande. Elle (il) a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l’administration des services. Elle (il) détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif.

3. FORMATION - QUALIFICATION

  • L’emploi est accessible avec une formation de niveau III : BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion PME/PMI à référentiel européen, DUT gestion administrative et commerciale
  • Formation complémentaire dans un domaine (DEUG littéraire, de droit, d’économie...) La maitrise de l’anglais est indispensable.
  • En dehors de ces diplômes professionnels, il existe de nombreuses formations universitaires, de niveau II (licence ou maîtrise), accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères.
  • L'accès indirect est possible avec des formations de niveaux V et IV (BEPC, CAP sténodactylo, Bac professionnel) lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat.
  • Dans le secteur public, l'emploi/métier est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation.

4. ACTIVITE PRINCIPALE

4.1. LIEUX D'ACTIVITE

  • L'assistant(e) de direction exerce dans toutes sortes d'entreprises : entreprises privées, publiques ou parapubliques, dans des petites, moyennes ou grandes entreprises.

4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE

Les missions varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable. De multiples tâches peuvent lui être attribuées.

  • Activités constitutives :
    • Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
    • Classe et archive les documents de la direction.
    • Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes : ?les clients, les fournisseurs...
    • Assure un lien avec et les représentants du personnel, participe à la communication interne et externe, coordonne le planning d’équipes entières, ou encore aide au recrutement.
    • Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
    • Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
    • Réalise et / ou centralise les comptes-rendus.
    • Organise  les déplacements, séminaires.
    • Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
    • Elle (il) peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau.
    • Elle (il) peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service.
    • Elle (il) peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables.
  • Autonomie et responsabilité :
    • Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le directeur.
    • Assure la permanence du service de direction en l’absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d’alléger au maximum le travail de ceux-ci.
    • A accès aux informations parfois confidentielles.?- Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle (il) a connaissance.
  • Activités spécifiques :
  • Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’organisme : rassemble des états récapitulatifs émanant des différents services, les met en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d’activité annuel…) ?- Effectue l’interface avec la cellule gestion et administration?.
  • Assure la gestion comptable du service.
  • Dans une petite entreprise, l'assistant(e) de direction doit faire preuve de polyvalence et d'autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire.
  • Dans une entreprise de taille plus importante, il lui est demandé de plus en plus d'être spécialisée dans un domaine (multimédia, commercial, juridique, ressources humaines, logistique, etc.) et de prendre en charge certains dossiers.
  • Evolution : L’assistant(e) de direction reste plutôt sédentaire et son salaire évolue souvent avec l’ancienneté. Il est à noter que la plupart du temps, sa situation est le résultat d’un long investissement. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels.

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES

  • Informatique, téléphone, fax, internet
  • Elle (il) doit maîtriser micro-ordinateur, télécopie, courrier électronique...

4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES

  • Il faut maîtriser tous les outils de communication et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Internet, e-mails.

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

  • L'assistant(e)  de direction travaille en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique et ses responsabilités peuvent être très importantes.
  • Elle (il) entretient de fréquents contacts aussi bien au sein de l'entreprise qu'à l'extérieur :Commerciaux, clients, responsables de production ou d'expédition, prestataires, fournisseurs.

4.6. EXIGENCES PARTICULIERES

  • Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
  • Bonne présentation
  • Maîtrise d’une ou plusieurs  langues étrangères dont l’anglais
  • Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron
  • Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes?-?- réactivité, capacité à argumenter des décisions
  • Esprit d’initiative, Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
  • Confidentialité, discrétion lui sont demandés.

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES

  • Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs.
  • Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité.

5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES

  • Prospection de clientèle
  • Préparation des dossiers techniques pour les commerciaux

6. DANGERS

6.1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

  • Risque de chute sur sol encombré
  • Blessure par matériel

6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES

  • Contraintes visuelles (taille des caractères, luminosité, reflets....)
  • Bruit du téléphone
  • Travail sur écran en permanence avec contraintes posturales
  • Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
  • Gestes répétitifs lors de la frappe sur le clavier

6.3. AGENTS CHIMIQUES

  • Ozone des photocopieurs, des imprimantes

6.4. AGENTS BIOLOGIQUES

  • Pas à priori, sauf légionellose en cas de climatisation mal entretenue

6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

  • Pression des clients, des supérieurs, des équipes
  • Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
  • Travail en zapping

7. RISQUES POUR LA SANTE

7.1. MALADIES PROFESSIONNELLES

  • Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail
  • Tableau n° 39 RA : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail

7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE

8. SURVEILLANCE MEDICALE

8.1. VISITE MEDICALE

  • Visite d'embauche puis visites périodiques selon la réglementation
  • En cas de travail sur écran, examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs, convergence, asthénophorie ..

8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES

  • Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire

8.3. VACCINATIONS

  • Rappel DTPolio à 25 ans, 45 ans, 65 ans puis tous les 10 ans

8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL

  • Néant

8.5. DOSSIER MEDICAL

  • Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.

9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

  • Pas à priori.

10. ACTIONS PREVENTIVES

10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE

  • Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...
  • Eclairage : mesurages effectués à l'aide d'un luxmètre, d'un luminancemètre...
  • Ambiance thermique : mesurages à l'aide d'un thermomètre, d'un thermohygromètre...

10.2. PREVENTION COLLECTIVE

  • Voir travail sur écran
  • Respect des règles d'implantation des postes de travail
  • Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers et l'alternance des tâches
  • Logiciels ergonomiques

10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE

  • Correction des amétropies et des hétérophories
  • Gymnastique de pause oculaire
  • Activité physique ou sportive extérieure

10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION

11. REGLEMENTATION

11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

11.2. RECOMMANDATIONS

11.3. NORMES

NORMES (AFNOR)

  • NF EN ISO 9241-1. Mai 2001. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 1 : Introduction générale
  • NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
  • NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau
  • X 35-102. Décembre 1998. Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux
  • NF EN ISO 9241-11. Juin 1998. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 11 : lignes directrices concernant l'utilisabilité
  • NF EN ISO 9241-10. Septembre 1996. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 10 : principes de dialogue
  • NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail

11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES

  • Dans le secteur privé ou associatif, le personnel administratif relève de la convention collective de la branche professionnelle dans laquelle il travaille
  • Dans le secteur public ou parapublic, le personnel administratif peut relever de différents statuts :
    • statut de fonctionnaire ou assimilé
    • emploi contractuel
    • emploi précaire (C.E.S., emploi jeune...)

12. BIBLIOGRAPHIE

  • ROME Les fiches métiers. M1604 Assistanat de direction. (Pôle emploi) (2009)
  • Classification Internationale Type des professions (CITP-08) : 4120 Secrétaires (fonctions générales). (O.I.T.) (2008)
  • Classification INSEE des professions (PCS 2003) : 461b Secrétaires de direction, assistants de direction (non cadres) - 373a Cadres des services financiers ou comptables des grandes entreprises - 373b Cadres des autres services administratifs des grandes entreprises - 373c Cadres des services financiers ou comptables des petites et moyennes entreprises. (INSEE) (2003)
  • Guide d'évaluation des risques. Tertiaire. (CRAM des Pays de la Loire) (2003)

13. ADRESSES UTILES

AUTEURS : Véronique Letrouit (médecin de prévention) (TNS Sofres) (92)
DATE DE CREATION : Avril 2011
DERNIERE MISE A JOUR : Décembre 2013

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